خطاب التوصية وكيفية كتابته وما أهم ما يتضمنه والنصائح اللازمة

خطاب التوصية هو مستند عادة ما يثبت خبرة ومؤهلات شخص ما. يمكن أن يُطلب منك هذا الخطاب لعدة أمور مختلفة مثل التقدم لوظيفة أو تدريب داخلي أو منصب قيادي أو فرصة تطوع. لكن غالبًا يتم طلبة أثناء التقدم للدراسة في الخارج بشكل عام.

من يمكنه كتابة خطاب التوصية :

يمكن كتابة التوصيات الشخصية والخطابات المرجعية الشخصية من قبل المعلمين والجيران ومعارف الأعمال والعملاء والبائعين وغيرهم من الموصيين الذين يمكنهم أن يشهدوا على مهارات وقدرات مقدم الطلب.

كما يجب أن يتم تصميم خطاب التوصية لكل من الشخص الموصى به والوظيفة أو المسؤوليات المعنية. يجب أن تصف رسالتك كيف تعرف الشخص ولماذا توصيه.

الدراسة في الخارج بعد الثانوية: المميزات والنصائح والشروط وأهم الأسئلة الشائعة.

كيفية استخدام عينات الرسائل :

يمكن أن تساعدك عينة الرسالة في تحديد نوع المحتوى الذي يجب تضمينه، وكذلك كيفية تنسيق رسالتك. في حين أن عينات الحروف هي نقطة بداية رائعة لرسالتك الخاصة، يجب أن تكون دائمًا مرنًا.

يجب أن يكون الخاطب مُصمم ليناسب الشخص الذي توصي به. كما يجب دمج المعلومات التي يطلب منك تضمينها.

إذا كنت أنت الشخص الذي يطلب مرجعًا، فيمكنك إرسال عينة من الرسائل إلى الكاتب للمساعدة في توجيه رسالته الخاصة. ومع ذلك ، تأكد من تزويد الكاتب بتعليمات واضحة حول المعلومات التي تحتاجها لتضمينها ومنحهم سيرة ذاتية أو قائمة بمهاراتك وخبراتك لكي يكون خطاب التوصية موجة بشكل صحيح.

الدراسة في الخارج مجانا: أهم الطرق والدول للدراسة في الخارج مجانا للطلاب الدوليين.

ما يجب تضمينه في خطاب التوصية :

في بداية الأمر يجب أن يضع كاتب الرسالة معلومات عن هويته الشخصية، واتصاله بالشخص الذي يوصي به، ولماذا هو مؤهل للأمر الذي يتقدم له، ومن ثم كتابة المهارات التي تدعم المنصب أو الشئ الذي يتقدم إليه. كما يجب أن تتضمن أيضًا أمثلة محددة عن المرات التي أظهر فيها هذه المهارات.

كيفية تقسيم فقرات خطاب التوصية :

يمكن أن نقسم خطاب التوصية الى 5 فقرات، كما يلي :

1- التحية :
في البداية قم بتضمين التحية للشخص الموجه له خطاب التوصية. وإذا كنت تكتب خطابًا عامًا يمكنك كتابة عبارة “لمن يهمه الأمر”. كما يمكنك ألا تضمن التحية من الأساس وتبدأ بالفقرة الأولي من الخطاب مباشرة.

2- الفقرة الأولى :
يجب أن تعلم أنك توصي هذا الشخص لأنك تعرفه وتعرف شخصيته وليس لأنك لديك خبرة مباشرة في مجال العمل أو التعليم الذي توصي به. لذلك فإن الفقرة الأولى من الرسالة يجب أن تضمن كيفية معرفتك بالشخص الذي توصي به ولماذا أنت مؤهل لكتابة خطاب توصية بالعمل أو الكلية أو كلية الدراسات العليا.

3- الفقرة الثانية :
يتم في هذه الفقرة الكتابة عن الشخص الذي توصي به. ولماذا هو ذو أهلية للقيام بالأمر الذي يتقدم له وما يمكنه المساهمة به. كما يجب استخدام أمثلة للأوقات التي أظهر فيها الشخص هذه المهارات والصفات التي تحدثت عنها. يمكنك استخدام أكثر من فقرة لتوضيح تفاصيل أكثر.

4- ملخص :
يحتوي هذا القسم من الخطاب المرجعي على ملخص موجز عن سبب ترشيحك لهذا الشخص. اذكر أنك “توصي بشدة” الشخص أو “توصي بدون تحفظ” أو شيء مشابه.

5- الخلاصة :
تحتوي الفقرة الختامية للخطاب على عرض لتقديم مزيد من المعلومات. قم بتضمين رقم هاتف و / أو عنوان بريد إلكتروني في الفقرة وقم بتضمين رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني في قسم عنوان المرسل في رسالتك، أو في توقيع بريدك الإلكتروني.

بإخلاص،

اسمك : …………..
اللقب : …………..

ايجابيات الدراسة في الخارج : 15 فائدة تساعد على تعزيز فكرة الدراسة في الخارج.

نصائح حول كتابة خطاب التوصية :

1.  إذا طُلب منك كتابة خطاب توصية ولم تشعر بالراحة عند تقديمه، فمن المناسب أن ترفض بأدب. لذلك يجب التفكير جيدًا قبل أن توافق على عمل الخطاب.
2.  استخدم تنسيق خطاب العمل الرسمي عند كتابة رسالتك. إذا كان الوقت جوهريًا، فقد تفكر في إرسال بريد إلكتروني للتوصية  بدلاً من خطاب.
3. اطلب من الشخص الذي تكتب له الرسالة نسخة من الوصف الوظيفي. بهذه الطريقة، يمكنك التركيز على متطلبات الوظيفة أو الخبرات التي يمكن أن يكون بحاجة إليها لدراسة شئ معين في الخارج.
4. يجب ان تبدأ رسالتك بطول المدة التي تعرف فيها الشخص الموصى به. فهذا يؤثر بشكل كبير على قيمة الخطاب.
5. قم بالتركيز على صفة واحدة أو اثنتين في هذا الشخص. قدم أمثلة محددة للطرق التي أظهر بها الشخص هذه السمات المختلفة في الماضي.
6. اذكر أنك تعتقد أن هذا الشخص مرشح قوي. يمكنك أن تضمن في رسالتك عبارة “أوصي بهذا الشخص بدون تحفظ”.
7. يجب ترك عنوان بريدك الإلكتروني والذي يسمح للجهة التي سترسل لها خطاب التوصية إمكانية للتواصل معك إذا كانوا في حاجة الى ذلك.
8. اسأل الشخص الذي تكتب له الرسالة عن كيفية إرسالها. تأكد من اتباع أي متطلبات، لا سيما حول مكان وزمان إرسالها والتنسيق المطلوب. إذا كان هناك موعد نهائي للإرسال، فتأكد من تقديمه قبل انتهاء هذا الموعد.

سلبيات الدراسة في الخارج : 5 سلبيات يمكن أن يواجهها الطالب والحلول المُقترحة.

الخلاصة :

تستطيع الآن كتابة خطاب توصية لشخص قريب منك أو تلميذ عندك لتساعده على استكمال دراسته في الخارج والحصول على أفضل الشهادات والتعليم الممكن.

المصادر :

thebalancecareers